Координация и управление проектом

Определение приоритетов

Установление стандартов и процедур

Организация обучения

Анализ и контроль качества исполнения

Обеспечение технической и информационной поддержки

Управление объёмом

В рамках нашего подхода по управлению проектами фокусом является получение требуемого результата при заданных ограничениях на ресурсы и сроки, достижение целей проекта с минимальными затратами и максимальной эффективностью

Цели и задачи

Управление сроками

Управление ресурсами

Управление коммуникациями

Управление рисками и открытыми вопросами

Управление проектной документацией и знаниями

Построение системы контроля и мониторинга проекта на всех уровнях

Применение методологий и стандартов управления проектами

Управление принципами, процедурами, шаблонами проекта и другой общей документацией

Централизованный репозиторий и управление рисками проекта

Координация общих стандартов, коммуникаций и обеспечение качества

Координация и контроль целостности архитектуры решения и интеграции

Контроль и мониторинг достижения результатов

Четкое определение целей проекта

Факторы успеха

Четкость

Эффективная структура управления проектом

Структура

Контроль достижения запланированных от внедрения выгод

Мониторинг

Для анализа текущих процессов и для проектирования целевой модели

Бизнес-эксперты

Принятия решений
и согласование результатов проекта

Актуальность

группа Управление изменениями (УИ)

Архитектура, Интеграция (УА)

Техническая архитектура (ТА)

Управление проектом — РМО

Управление процессами

Управление организационными изменениями

Управление технологиями

Управление архитектурой

Управление проектом

Управление изменениями

Методология, инструменты и методики

Управление бизнес-процессами и интеграцией, НСИ

Построение единой технической и функциональной архитектур

Управление открытыми вопросами, релизами

Методология, инструменты и методики

Планирование и управление ресурсами

Административные функции

Контрольные функции

Координация Проекта с учетом влияния сопутствующих активностей

Контроль качества и достижения результатов и Управление контрактами и бюджетом

Методология, инструменты и методики

Стратегия УИ

Планирование и мониторинг

Информирование

Обучение

Мотивация

Управление технической архитектурой

Контроль и мониторинг всех видов тестирования

Контроль и мониторинг формирования бизнес и технических ролей

С активным привлечением бизнес-экспертов с установкой приоритетов и ожидаемых результатов

Предпосылки успешного проведения GAP-анализа

Качественная подготовка

Нацеленность на унификацию процессов при реализации отклонений

Унификация процессов

по критичности, прикладной области, целесообразности, степени локализации и мер по их проработке

Классификация отклонений

Использование облачных решений в качестве центрального репозитория для требований

Облачные решения

Семинары и результаты

Подготовка к семинарам

Организация семинаров

Проведение семинаров

Демонстрация типовых схем процессов и типовой функциональности

Разъяснение, обсуждение процессов в том числе:
• локальных (по отдельным функциональным блокам)
• интеграционных
• Формирование реестров функциональных дефицитов (GAP) и необходимых организационных изменений
• Формирование реестров основных данных и определение подхода к миграции

Заполнение опросника для развертывания системы

Развертывание системы

Валидация реестра элементов объема (процессов)

Формирование библиотеки проектных документов в разрезе элементов объема. К каждому процессу 2 документа:
• Схема процесса
• Тест-кейс

Разработка и согласование графика проведения семинаров по GAP-анализу

Подготовка среды для проведения семинаров

Подготовка списка бизнес-экспертов участников семинаров

Отправление приглашений участникам семинаров

• Оценка и определение приоритетов функциональных дефицитов (GAP)
• Валидация результатов с заказчиком и формирование запросов на изменения (при необходимости)

адаптацией к целевым бизнес-процессам

вовлечением и мотивированием работников смежных функциональных подразделений к участию в проекте

обучением новым процессам и работе с системой

Основной целью управления изменениями при реализации проектов трансформации бизнеса является сокращение организационных рисков, связанных с восприятием и использованием сотрудниками заказчика новых решений, с их:

Цели и задачи

Управление функциональными и организационными изменениями, связанными с внедрением информационной системы

Задачи

Идентификация, формализация и внедрение изменений

Наш подход и действия

Вовлеченность. Существенная вовлеченность высшего руководства в реализацию проекта

Факторы успеха

Актуализация нормативно-методологической документации и распорядительных документов

Формирование команды агентов изменений

Понимание целей и необходимости изменений

Мобилизация, вовлечение и мотивирование участников проекта

Обеспечение информированности всех участников проекта и заинтересованных лиц

Наличие ресурсов. Обеспечение активного участия сотрудников компании в переходе компании к новым процессам

Качественная подготовка пользователей — залог успешного перехода к новым бизнес-процессам

Формирование института ключевых пользователей

Обеспечение активного участия в переходе компании к новым процессам

Эффективное управление реализацией изменений

Организация информирования целевых аудиторий о ходе и результатах проектов по внедрению системы

Обучение сотрудников навыкам работы с целевыми процессами в новой системе

Применение эффективного подхода к обучению. Комплексное информирование

Основные данные хранятся в разных системах, базах данных. Нет единой точки доступа к основным данным

Частые проблемы

Последствия

Приводит к нехватке консолидированного взгляда на клиента

1

Отличие основных данных, описывающих ключевые области бизнеса в разных базах данных:

Приводят к нехватке консистентной информации, необходимой для принятия ключевых решений

2

Клиенты (имя, адреса, номера телефонов, …)

Материалы (атрибуты, цена, …)

Поставщики (головной офис, адрес, ассортимент, …)

Сотрудники (табельный номер, имя, адрес, орг. единица, …), и т. д.

Неконтролируемые основные данные

Приводят к неточностям, несоответствиям, неполноте, и как следствие к неэффективным бизнес-решениям

3

Ограниченный доступ к информации

Приводит к снижению динамики бизнеса, нехватке механизмов сотрудничества с фронт-офисом, высоким затратам в связи с неоптимальным выбором поставщиков

4

Частая проблема

Последствие

Частая проблема

Последствие

Частая проблема

Последствие

Частая проблема

Последствие

Проведение встреч с бизнесом, уточнение справочных данных (справочников) и достаточности аналитик

При необходимости актуализация перечня НСИ, настройка новых справочников и реквизитов, настройка интеграционных механизмов с внешними системами

Формирование реестра НСИ

Классификация объектов НСИ и выделение объектов, требующих гармонизации/нормализации

Разработка плана нормализации объектов. Важно закончить работы до начала миграции данных

Разработка правил заполнения по каждому новому атрибуту шаблонов миграции данных, включая определение источника данных

Выполнение трансформации выгруженных из исторических систем данных по согласованным правилам

Разработка по каждому новому атрибуту шаблонов миграции данных, включая определение источника данных

Контроль качества подготовленных данных и подтверждение их для загрузки

Подготовка объектов НСИ для проведения различных тестов (внутренних, функциональных, интеграционных, регресс)

Загрузка НСИ, подготовка и согласование протоколов миграции

Участие группы архитектура Заказчика

Привлечение бизнес-экспертов

Участие группы НСИ Заказчика

Участие специалистов по сопровождению и эксплуатации КСУ НСИ

Участие специалистов по сопровождению и эксплуатации исторических систем для выполнения работ по доработке внешних систем, разработки инструментов выгрузки в части НСИ, выгрузке данных для миграции

Подготовка к миграции данных

Штатная работа

Консолидация

Уточнение, структуры, сбор и нормализация, данных

Гармонизация

Согласование, нормализация, классификация

Управление

Централизованное ведение и сопровождение

Мастер-данные

Мастер-данные

Текущие локальные системы

Текущие локальные системы

Единая служба НСИ

Мастер-данные

Консолидация

Гармонизация (нормализация и классификация)

Сбор данных по справочникам из внешних систем

Определение общего формата консолидируемых данных

Приведение данных к общему формату

Создание и согласование методологии по нормализации справочников

Нормализация справочников

Классификация данных

Степень автоматизации

Создание единой службы управления НСИ

Принять решение по степени автоматизации, разработать программы выгрузки, обогащения/трансформации и загрузки данных

Формирование Единой службы НСИ как отдельного подразделения

Перевод специалистов НСИ:
• Технические специалисты НСИ
• Операторы НСИ

Определение регламентов ведения справочников НСИ

Подготовить и обсудить реестр объектов миграции данных и детальный план работ по подготовке, обогащению/трансформации и загрузке данных

Запуск системы в продуктивную эксплуатацию с необходимой и достаточной информацией для осуществления непрерывной деятельности при переходе на новую систему.

Разработать шаблоны миграции данных для заполнения их данными для миграции

Обеспечение своевременной и качественной подготовки исходных данных для миграции в продуктивную эксплуатацию

Получить «десять записей» по каждому шаблону от владельцев данных для понимания правил заполнения и планирования трудоемкости работ по заполнению шаблонов

Обеспечение переноса в систему накопленной справочной информации, транзакционных и исторических данных из замещаемых систем

Принять решение по степени автоматизации, разработать программы выгрузки, обогащения/трансформации и загрузки данных

Подготовить и загрузить данные для тестовой и продуктивной миграции

Цели:

Задачи:

Планирование миграции

Заполнение шаблонов для продуктивной миграции

Проведение установочных встреч с ответственными

План продуктивной миграции

Разработка подхода по миграции данных

Формирование реестра миграции данных

Подготовка шаблонов, механизмов выгрузки/загрузки

Заполнение шаблонов для тестовой миграции. План тестовой миграции

Продуктивная миграция

Тестовая миграция данных

Подход согласован

Реестр миграции данных

План выгрузки и подготовки данных

Шаблоны данных подготовлены

Протокол подтверждения корректности предоставленных данных

Протоколы загрузки и сверки данных тестовой миграции

План продуктивной миграции

Протокол миграции данных в продуктивную систему

Ответственность за полноту, актуальность и корректность предоставляемых к миграции данных полностью лежит на Заказчике.

Ответственность за выгрузку данных из замещаемых систем находится на стороне Заказчика.

За выгрузку и качество данных из исторических систем отвечает Заказчик, при этом Исполнитель выдает требования к формату выгружаемых данных.

Миграция данных осуществляется силами Исполнителя. После проведения миграции Заказчик и Исполнитель совместно осуществляют проверку результата переноса данных. Исправление ошибок, технического порядка, переноса осуществляется Исполнителем.

При необходимости внесения изменений в шаблон загрузки данных, выявленных в ходе подготовки данных, об этом незамедлительно должна быть уведомлена функциональная группа для оперативного изменения и распространения изменений.

На момент продуктивной миграции в продуктивной системе замораживается изменение любых настроек, влияющих на миграцию данных.

В момент начала продуктивной миграции в работу к непосредственной загрузке принимаются данные, подтвержденные Заказчиком на этот момент. Дополнительная миграция выполняется после завершения продуктивной миграции (обновления продуктивных данных в ходе продуктивной миграции не допускается).

Подходы к организации и проведению обучения пользователей:

Целевая аудитория:

К обучению относится:

Построение эффективной системы передачи знаний проектной команде и ключевым и конечным пользователям для работы с новыми целевыми процессами в системе на основе Концепции и плана инструктажа

Для создания пользовательских инструкций

Обучение делится на 2 потока:
• Обучение ключевых пользователей
• Обучение конечных пользователей

Выбор метода обучения очное/дистанционное в зависимости от целевой аудитории. Самостоятельное обучение, если пользователь по какой-либо причине не смог присутствовать на инструктаже в период его проведения

Организация обучения. Инструктаж осуществляется в соответствии с предоставленными списками пользователей

Обучение ключевых пользователей с целью подготовки их к выполнению интеграционного тестирования

Планирование, подготовка и проведение обучения, каталога курсов и состав учебных материалов. Учебные материалы включают в себя пользовательские инструкции, презентационные материалы, видеоролики для самостоятельного инструктажа, тестовые примеры

Функциональные заказчики / Владельцы процессов и их представители

Ключевые пользователи

Конечные пользователи

Внутренняя команда проекта

Сотрудники поддержки

Обучение пользователей предназначено для подготовки пользователей к полноценному освоению навыков работы по соответствующей функциональной области

Обучение считается проведённым эффективно только в случае освоения пользователями не менее 80% уровня навыков по всем транзакциям, бизнес-процессам

Инструктаж направлен на достижение следующих целей:

Подготовить пользователей к самостоятельному выполнению операций в Системе, предусмотренных бизнес-процессами

Подготовить ключевых пользователей к проведению тестирования Системы

Активное вовлечение пользователей в процесс подготовки и последующая передача навыков и знаний, о работе новых процессов в системе повышения уровня понимания этих процессов и развитие новых навыков работы в системе.

Обучение проводится только для тех пользователей, функции которых связаны с функциональным объёмом проекта

Практическая часть обучения сопровождается выполнением упражнений самими пользователями

Структура и содержание тренингов зависит от категории пользователей, для которых будет проводится тренинг

Динамика тренинга базируется на основе средней успеваемости освоения группой

По завершению каждого тренинга проводится тестирование участников обучения на уровень освоения навыков работы в системе. Требуемый процент освоения навыков работы в системе по пройденной тематике каждого участника не менее 80%

Обучение проводится в виде практических тренингов в интерактивном формате. Тренер демонстрирует в системе пошаговый алгоритм действий по бизнес-процессу, участники обучения повторяют шаги в системе за тренером для закрепления навыков работы

Тренинги предполагают интенсивные практические упражнения с использованием материалов по обучению, чтобы ключевые пользователи привыкли к такой схеме работы, и знали, как получить информацию и продолжать обучение после завершения тренингов

Уровень 0

Проектная поддержка на период до первого закрытия периода

Помощь конечным пользователям со стороны ключевых пользователей или проектной команды на период поддержки:

• Выполнение простейших запросов («Как выполнить то или иное действие?»)

• Открытие запросов в группу поддержки, помощь в сборе требований для предложений об изменении

Уровень 1

Регистрация запросов

Уровень 2

Первая точка коммуникации для пользователей, ответственность за проверку и сбор информации, регистрацию и приоритизацию обращений пользователей

Группа поддержки решает и систематизирует обращения, которые не были решены ключевыми пользователями, он перенаправляется на второй уровень поддержки

Закрывает обращение в случае подтверждения от пользователя (инициатора)

Управление запросами

Группа поддержки формируется на этапе подготовки к старту системы из специалистов Заказчика и Исполнителя

Взаимодействует с конечными пользователями для получения дополнительных деталей или проверки информации, связанной с полученным запросом

Определяет первопричину возникновения инцидента и способствует реализации

Тесно взаимодействует с группой поддержки для передачи знаний о реализованном решении

В случае если запрос не был решен, то перенаправляет его на 3-й уровень

Уровень 3

Поддержка приложений и управление Инцидентами

Отвечает за решение сложных запросов, которые не были решены на 2-м уровне поддержки

Вырабатывает пути решения для решения инцидентов

Выполняет сложную настройку, разрабатывает и реализует решения в системе, выполняет необходимое тестирование

Инициирует и координирует работы с поставщиком ПО в случае инцидентов в стандартной функциональности

Тесно взаимодействует со 2-м уровнем поддержки для реализации решения по запросу

Уровень 4

Поддержка поставщика ПО

Анализирует ошибки в исходном стандартном коде (функциональности)

Предоставляет корректировки/изменения в стандартном коде

Согласует с ответственными и авторизует для 2-й линии временные схемы решений

Миграция перед началом эксплуатации

Начало эксплуатации

Завершение поддержки
до первого закрытия периода в системе

1,5 месяца

Выход на регистрацию документов в системе «день-в-день»

Поддержка пользователей

Первое закрытие периода в системе

Закрытие инцидентов, зарегистрированных конечными пользователями

Закрытие инцидентов с приоритетами — высокий, критичный, средний^*

Контроль выполнения операций в системе

Передача системы группе поддержке Клиента

^*Закрытым инцидентом считается тот, по которому Исполнителем предложено решение и это решение не было отклонено в течение 10 рабочих дней

Задачи:

Результаты:

Стабилизация работы системы

Спонсор проекта

Владельцы бизнес-процессов

Руководитель проекта от исполнителя

Руководитель проекта от заказчика

Управляющий комитет

Руководители проекта

Руководитель проекта от исполнителя

Руководитель проекта от заказчика

Руководитель группы

Бизнес-эксперты

Консультанты

Спонсор проекта

Архитектура и инфраструктура

Управление организационными изменениями

Команда по работе с НСИ

Группа аналитиков

Интеграция и разработка

Бизнес-эксперты

Владельцы Бизнес-процессов — руководители функциональных направлений, координирующие работу бизнес-процесса и несущие ответственность за эффективность его функционирования

Участники проекта от бизнеса

Управление проектом

Проектная команда

Спонсор проекта от заказчика определяет цели и задачи проекта, следит за основными мероприятиями проекта и принимает решения по проекту, а также, как правило, возглавляет управляющий комитет проекта

Спонсор проекта от исполнителя — Управляющий партнер проекта официально представляет компанию Plaut перед руководством Заказчика. Отвечает за работу проектной команды исполнителя, решение проблемных вопросов Участвует в Управляющем комитете проекта

Спонсоры проекта

Рассмотрение хода проекта и принятие решений, имеющих обязательный характер для компании Заказчика в связи с реализацией проекта

Утверждение результатов по выполненным стадиям проекта, утверждение рамок, бюджета, организационных решений и планов проекта

Стратегический уровень управления проектом

Рассмотрение и утверждение запросов, изменяющих рамки проекта, и запросов, изменяющих уже принятые и согласованные проектные результаты

Утверждение изменения сроков и/или бюджета проекта, решение эскалированных проблем

Руководители проекта

Планирование и контроль проектных работ

Постановка задач и контроль выполнения плана проекта

Оперативный уровень управления проектом

Оперативный контроль за использованием бюджета проекта и достижением целей проекта

Координация использования ресурсов проекта

Ответственность за выполнение проекта в соответствии с утвержденным планом-графиком

Оперативное решение проблемных вопросов, возникающих в ходе проекта, своевременное вынесение нерешенных проблем на вышестоящий уровень управления проектом

Подготовка предложений о внесении изменений в план проекта, ресурсы и бюджет

Бизнес-эксперты

несет ответственность за оптимизацию процессов на протяжении всего их жизненного цикла

определен как человек, способный быстро понимать потребности бизнеса и переводить это понимание в форму, которая приводит к реализации лучших решений

Бизнес-эксперт от заказчика

это люди, которые знают все тонкости существующих решений и могут указать на конкретные недостатки и сильные стороны текущей и реализующейся на проекте автоматизации

реализуют организационные изменения по результатам внедрения системы

Члены команды от ИТ-службы заказчика

Корректировка схем процессов и документов по описанию процессов на основании лучших практик, стандартных процессов системы

Разработка функциональных спецификаций (в случае доработки системы/интеграции)

Функциональная группа

Участие в семинарах, обсуждение и согласование бизнес-процессов, бизнес-сценариев с бизнесом

Согласование Шаблонов и миграция данных

Подготовка изменений в текущих бизнес-процессах для команды по управлению изменениями

Проведение настроек системы

Своевременное документирование работ, в соответствии со стандартами проекта

это сотрудники заказчика, которые руководят работой группы проекта по своему направлению

Члены команды от ИТ-службы заказчика принимают участие в проекте в качестве членов проектных групп, а также осуществляют поддержку в рамках задач, возникающих в части ИТ.

Подготовка и проведение тестирования

Обучение ключевых пользователей

Управление отношениями с владельцами бизнес-процессов и Ключевыми пользователями

Проактивно работать с бизнесом по минимизации нестандартных процессов и настроек в системах

Поддерживает конечных пользователей в период запуска системы

Опишите отраслевую специфику вашего предприятия. Какой программный продукт для автоматизации бизнес-процессов вы используете сейчас.

Оставить заявку